16.maj 2018 Afdelingsledermøde Evaluering

Alsønderup Fester

21. maj 2020


Kulsviergården, Pibe Møllevej 7, Alsønderup, 3400 Hillerød


Mødereferat 16.maj 2018

Alsønderup Fester 2018

Referat: Afdelingsledermøde - Evaluering 2018

Afholdt: Onsdag den 16. maj 2018 på Kulsviergården


Deltager: Afdelingsleder, Byfestudvalget, Kulsviergården


Generelt

Referat er skrevet som ”orienterende referat” og indlæg omkring ris/ros samt forslag til forbedringer mv. fra mødedeltager er generelt anført under tilhørende det tilhørende emne.

Referent – Jimmy Nielsen.


Møbler – Carsten Lynge Nielsen, Per Thomsen + Torben Hansen på sortering

Det gik fint der var dog ikke så mange opkøbere i år.

Møbler er blevet sorteret i samarbejde med hjælpere og det er gået rigtig godt i år, der manglede dog lidt plads i hallen til at arbejde på under sorteringen!

Det ville være godt hvis sortering kunne starte tidligere, det skal undersøges om der kan skaffes plads i hallen og at hallen ikke bruges som depot for alt muligt der tilhører idrætsforeningen.

Kunne hallen evt. opdeles i 2 områder så der bliver plads til både udlejning af hal og plads til effekter.

Bemærk:

 Byfestudvalget undersøger om opdeling af koldhallen kan optimeres.


Senge – Johnny Bonde

Det gik rigtig godt selv om det var første gang og vil meget gerne være med igen til næste år.


Bøger – Marianne Taarup

Det gik som altid rigtig godt og ”bogfolkene” har hygget hver 3 weekend med at sortere bøger.

Det skal undersøges om det er muligt at få vand og kaffe når der sorteres bøger, kan der evt. være en sponsor eller kan der gives adgang til kaffemaskine?

Ringbind, brevordnere mv. kan ikke sælges i bog boden – De skal sorteres fra og skal ud i Isenkram og Cykler (Ude) til Rolf.


Legetøj – Britt Hollier

Det gik fint, der var rigtig mange besøgende på dagen men deres købelyst var ikke så stor.

Bemærk:

Der vil mangle hjælper til næste år – der skal bruges min. 8 nye personer til legetøj.


Porcelæn og Keramik – Erling Hansen

Alt gik rigtig godt.

Bemærk:

Der mangler hjælpere, der skal nye kræfter ind i boden til næste år.


Køkkensager – Bente Ahlm

Jørgen flytter fra kommunen så Bente overtager køkkensager fra næste år sammen med Josefine (datter).

Der var rigtig sjovt selvom der ikke var så mange besøgende i år.

Bemærk:

Der manglede lidt hjælpende hænder i år, så der skal skaffes nye frivillige til næste år.


Malerier – Annette Fønsskov

Det gik godt og mange tak til sorteringen for det fine arbejde.


Radio / Tv / Kontorartikler – Gert Dyrløv Andersen

Gik godt og boden kom super fra start med et godt salg.

Gert får hjælp fra familien – datter, svigersøn 2xbørnebørn.


Kurve – Søren Bøgemose

Det gik rigtig godt men der manglede dog lidt større ting i år.

Får ofte hurtigt udsolgt og kan derfor godt hjælpe i andre boder hvis nogle mangler hjælp.


Antik / Kobber og Messing – Lone Hansen

Det gik godt på dagen men der manglede hjælpere, de unge var dog flinke til at hjælpe så der kan måske arbejdes videre med dette til næste år.

Det var udfordrende at finde alle effekter til boden på indflytningsdagen, de var ikke blevet flyttet ud til boden på indflytningsdagen.

Bemærk:

Der skal arbejdes videre med at de unge skal hjælpe i Antik til næste år.

Antik skal flyttes ind i hallen til næste år (skal bytte plads med Sko og Tasker).


Beklædning – Birgitte Kobberø

Det gik godt på dagen.

Alle har hygget sig med at sortere tøj og stor tak til Knud for at låse op på alle mulige og umulige tider.

Skal bruge hjælp til at køre palleløfter og flytte tunge ting så en hjælper hertil kunne være fint.


Isenkram og Cykler (Ude) – Rolf Petersen

Alt gik godt.


Aktivitetsboder – Jimmy Nielsen

Det gik ok selv om det var første gang, prøver igen til næste år og forsøger at optimere hvor det er muligt 

Tak til Tina for hjælp og gode råd og til alle bodformænd mk.

Det burde være en ekstra hjælper/afdelingsleder mere til aktivetsboderne, der er lidt meget travlt til tider.


Ponyridning

Gik super godt, åbningstid er reduceret til 2 timer efter erfaring fra sidste år og af hensyn til hestene der har mega travlt.

Der var en mindre udfordringer omkring frokost da ponyridning først lukker kl. 13 og det ikke er muligt at afholde pause – Frokost for ”ponyridning” blev som forsøg ændres til ”spise billetter ” i grillen og det virkede fint så det gentages igen næste år.


Bungee Trampolin

Der var i perioder op til en times ventetid på trampolin – Det skal undersøges om vi kan gøre noget ved den lange ventetid – Økonomi 25 kr. for 5 min, trampolin koster kr. 8.450,- i leje.

Udlejer leverer personale til trampolin pga. sikkerhed, men vi kunne måske afsætte et par voksne frivillige som kunne styre kø og evt. give folk tider på forhånd – dette skal undersøges nærmere.


Bar ved Grill (Stor bar) – Niels Aage Nielsen

Det gik godt med salg men ølvogn var dog meget beskidt, fadølsanlæg virkede dårligt efter 3 timers brug og køleskab virkede ikke.

Bemærk:

Vi låner ølvogn gratis så det er ikke rigtig muligt at klage til ”udlejer” – Byfestudvalget vil følge op på mangler så det ikke sker igen til næste år.


Grillen – Lise Klit og Jette Jensen

God og travl dag – 100 kg. flæskesteg solgt på dagen 

Samarbejde med køkkenet har fungeret fint men Grillen kunne godt mærke de var alene om madsalget så der var travlt.

Har afholdt internt køkkenmøde med alle hjælpere – Det ville være godt hvis grillen kunne flyttes en smule den var for tæt på de besøgende så der skal finde en ny lidt tilbage trukken placering.


Kaffe / Kage – Mona Harder

Alt fungerer rigtig godt og de har et super team.


Køkken – Tove Troelsen

Det gik godt og der blev serveret mad til ca. 250 personer – Stor ros til køkkenet fra de frivillige, maden var rigtig god.

Køkkenet er lidt udfordret med skrald når de selv skal fjerne dette, det skal undersøges nærmere om der kan skaffes hjælp hertil.


Kontrol og Effektgarderobe (og skrald) - Leif Madsen

Gik generelt rigtig godt, der skal dog følges lidt op på tømning af skraldespande.

Følgende ændringer skal indarbejdes:

Leif skal have hjælp, arbejdet med at tømme skraldespande skal generelt fordeles på flere hænder.

Grill skal selv tage kontakt til Leif når skraldespande skal tømmes.

Køkken skal selv tømme skraldespande - men de ønsker meget gerne hjælp hertil.

”De unge” skal stadig hjælpe til med tømning af skraldespande, arbejdet skal dog koordineres mere optimalt til næste år.

Isenkram Ude - Rolf Pedersen kan hjælpe med at tømme skraldespande de der typisk bliver ”luft” i isenkram over middag.


Piccoloer – Nadja Nordmaj

Var lidt under pres da der kun kom 8 piccoloer omkring kl. 9 (der var tilmeldt 30) sidste piccolo kom ca. kl. kl. 11 så antal kom op på ca. 15 i alt.

Det gik dog generelt godt og alle hyggede med jobbet – Det er vigtigt at der skaffes flere piccoloer til næste år.

Der var for få hænder til alle at alle job kunne klares og det haltede meget med at hjælpe til med at tømme skraldespande.


Udvalget / Kommunikation / Plakater / Musik – Michael Ruge

Vi har haft en enkelt klage fra en besøgende – Klagede over lidt af hver og det hele sådan generelt!


Vores reklame for Alsønderup Fester er gået rigtig godt og vi har været både i avisen og i Visit Nordsjælland.

Vi har tilladelse til at hænge plakater op i Hillerød Kommune. Helsinge, men det står for vores egen regning, og tak fordi vores gode naboer i Gribskov aldrig har gjort indsigelser – der ud over er der i år blevet hængt plakater op i Skævinge ved Brugsen, kroen og hallen.

Der er opsat ca. 550-600 plakater og der har ikke været klager over forkert opsatte plakater.


Musikken fungerede bedre i år, der var blevet reguleret på højttaler og scene – Det skal overvejes om musikken skal starte en halv time før til næste år.

Alle musikere spillede gratis.

Irish Campfire havde deres sidste spilledag, så vi skal nok ikke forvente de kan spille igen til næste år.

Stor ros til musikken fra alle – Det var super godt i år.


Loppebil – Knud Brodersen

Der er blevet hentet lopper 123 steder og 25-30 frivillige har været i gang, stor tak til de 3 søde telefondamer der tager imod opkald.

Åben hus funger fint, der har været åbent i koldhallen 13 lørdage og 127 personer har været forbi med lopper.

Bemærk:

Der skal typisk afhentes lopper 13-15 gange i løbet af året fra dødsbo og andre steder – Knud mangler en fast hjælper gruppe der kan afhente lopper løbende fordelt på hele året.


Økonomi – Poul Erik Sandholt

Generelt

Poul Erik gennemgik regnskab for de enkelte boder mv.

Der har været 2660 betalende besøgende i 2018.

Overskud deles ligeligt 50/50 mellem Kulsviergården og Idrætsforeningerne.


Mobile Pay

Projekt Mobile Pay blev startet op allerede i februar og det har været en lang og tung vej med masser af spændende udfordringer og krav fra bank mv.

Der blev oprettet 30-40 separate boder i systemet så Poul Erik kan nu kalde sig ekspert på området med ret til at blære sig lidt 

Indbetaling på Mobile Pay var i 2017 ca. kr. 18.000,- og her i 2018 kom vi op på ca. 100.000 fordelt på ca. 1636 betalinger så systemet er kommet for at blive.


Auktion / Lodtrækning

Der var for få ting med på auktionen, måske der skulle bøger på auktion også – Skal ”Læder bog-manden” evt. kontaktes for gennemgang af bøger!

Efter auktion og lodtrækning er det småt med besøgende i hallen. Det skal undersøges om lodtrækning kan afholdes senere så de besøgende fastholdes i hallen og ikke alle løber ud på pladsen – Lodtrækning er afhængig af hvornår indgangen lukker, og den lukkede kl. 13 i år.


Oprydning / Pladsen - borde og bænke:

Rigtig mange hjalp til i år med at pakke borde og bænke ned, super godt men arbejdet startede omkring kl. 15.30 og det var en smule for tidligt da der stadig var en del gæster på pladsen.

Der skal laves en overordnet plan således at der bliver et mindre område tilbage som først fjernes til sidst således at vores gæster kan henvises til at benytte dette område. Byfestudvalget tager dette til efterretning.


Frivillige – Hjælpere

Følgende boder skal have hjælpe til næste år – der skal skaffes nye frivillige:

 Legetøj – Britt Hollier

 Porcelæn og Keramik – Erling Hansen

 Køkkensager – Bente Ahlm

 Antik / Kobber og Messing – Lone Hansen

 Piccoloer – Nadja Nordmaj: Der mangler piccoloer

 Loppebil – Knud Brodersen

”De unge” fra idrætsforeningen er gode til at hjælper til – Men vi skal prøve at få inddraget deres forældre til også at være aktive – Skal vi ud til foreningerne og orientere - Kan vi reklamere lidt ved Gymnastikforeningens afslutning - eller ?

Det er i dag en smule uklart hvor man skal tilmelde sig som hjælper – Det skal tydliggøres at vi mangler hjælpere og hvor man skal henvende sig hvis man vil være frivillig, kan vi forbedrehjemmesiden f. eks. Med separat punkt: ”Hvis jeg gerne vil være hjælper” / ”Vi mangler dig” – Overordnet kontaktperson og måske lidt om de enkelte boder og/eller kan vi omdele Flyer om at vi søger hjælpere.

Vi skal være bedre til at støtte de nye hjælpere, særlig på indflytningsdagen - Der skal være en fast kontkaktperson som nye hjælper kan henvende sig til på dagen.

Skal de frivillige evt. tilbydes en gratis fribillet til teaterforeningens revy.


Information / Højttaleranlæg

Generelt:

Rigtig godt at Poul Erik går rundt på marked og ”speaker” ud til alle om de enkelte boder

Husk at slukke Infohøjttaler ved musiktelt skal slukkes når musik spiller.

Til forbedring:

Lyden var ikke god ude på pladsen – Det skal undersøges om lyden kan forbedres.

Bedre information ud til alle om hvor gæster der er på pladsen, kan man evt. informere mellem musiknumrene, eller kan information tilgå den enkelte dog direkte.


Drikke og mad kuponer

Følgende blev drøftet:

Kan kuponer evt. ændres til at medhjælpere kunne købe ”drikke ting” til halv pris.

Kan slush-ice komme på drikkekupon.

Kan almindelige is komme på drikkekupon.

Byfestudvalget tager stilling til. evt. ændringer.


Affald til genbrugsstation – Knud Brodersen

Der mangler en smule hjælpe til at fjerne affald i løbet af året – Knud har måske skaffet lidt hjælp til næste år men der skal lige følges op på dette.


Indflytning i hal

Der var for kort tid til at stille ting op på indflytningsdagen og folk gik lidt for tidligt, der bør være et fast tidspunkt for hvornår vi slutter, evt. kl. 21.30 så alle kan hjælpe på tværs af boder til sidst.


Div.

Der bør fjernes ukrudt mv. rundt på pladsen så den ser godt ud på dagen. Byfestudvalget tager dette til efterretning.


Medhjælperfest

Godt at medarbejderfesten holdes på dagen selv om man er lidt træt 

Ikke så meget en fest men mere en rigtig god hyggemiddag komsammen!

Super ide med is til dessert (rester fra pandekagebod), det bør gentages til næste år.

”Folk” synes at kr. 125,- er lidt for dyrt for deltagelse i medhjælperfesten også selvom der er 3 øl/vand med i prisen – Økonomien for medhjælperfesten skal dog kunne gå i Nul, det skal undersøges om det er muligt at sætte pris ned.

Priser på vin synes i overkanten kr. 100,- er i lidt meget for en flaske.

Plastikbestik er ikke smart – kan vi få stål i stedet for eller er det ok selv at medbringe bestik.


Kulsviergården – Carsten Lynge

Carsten takker for hjælpen fra Alsønderup Fester.


Alsønderup Fester – Rasmus Mortensen

Rasmus takker alle store som små for hjælpen og det gode samarbejde.


Generelt

Vi er nu blevet så ”gamle” at der skal ske lidt udskiftning i byfestudvalget:

Rasmus vil gerne stoppe som formand, men blive i bestyrelsen og hjælper til.

Gitte vil gerne stoppe, så en ny sekretær skal vi også bruge meget snart.

Poul Erik vil gerne stoppe inden så længe, men er klar på at oplære en ny kasser inden han stopper helt.

Bestyrelsen vil gerne opfordre til at man melder sig til byfestudvalget.


Jubilæum / Alsønderup Fester 50 år i 2019

Vi har 50 års jubilæum til næste år og det skal fejres på behørig vis, så gode ideer imødeses gerne fra alle.

Der skal nedsættes et festudvalg som kan planlægger den store dag, der skal søges støtteforeningen om tilskud til dagen og vi håber på at Tv Lorry vil kigge forbi og optage lidt tv