9.oktober 2018

Alsønderup Fester

21. maj 2020


Kulsviergården, Pibe Møllevej 7, Alsønderup, 3400 Hillerød


Mødereferat 9.oktober 2018


Alsønderup Fester

Referat: Byfestudvalget – Møde

Afholdt: Tirsdag den 9. oktober 2018

Deltager: Rasmus, Michael, Gitte, Poul Erik, Knud, Niels og Jimmy


1. Regnskab


Poul Erik fremlagde regnskab til orientering, vi har et rigtig godt regnskab i år som ligger i toppen af tidligere år.

Regnskab blev godkendt og underskrevet uden bemærkninger.

Poul Erik sender underskrevet regnskab ud til Byfestudvalget


Bemærkninger til overskud:

 En væsentlig del kommer fra Banko

 Sponsorer har givet lidt ekstra i år

 Mad boder er blevet bedre

Vi har i gennem årene haft en samlet omsætning på godt kr. 9.000.000,-


2. Evaluering Alsønderup Fester 2018


Referat blev gennemgået – Festudvalget takker alle frivillige for det store arbejde de har lagt i foreningen.


Der skal sendes et lille skriv / informationsskrivelse ud til alle afdelingsledere hvor vi informere om overskud og takker for deres store arbejde.


Poul Erik sender opgørelse for omsætningsregnskab / hovedtal for de enkelte afdelinger til Gitte.


Michael udarbejder oplæg til informationsskrivelse og sender denne til Gitte.


Jimmy sender referat fra Afdelingsledermøde – Evaluering til Gitte.


Gitte udfører endelig informationsskrivelse inkl. omsætningsregnskab / hovedtal og sender ud til alle afdelingsledere og byfestudvalget – Referat fra afdelingsledermøde skal medsendes.


Der er desværre generelt mangel på nye frivillige der gerne vil hjælpe til.


Det skal nævnes på afdelingsledermøderne at de enkelte afdelingsledere skal huske at tjekke om der er mulige frivillige i deres eget netværk der har tid og lyst til at hjælpe til – også i deres eget netværk.


3. Jubilæum 50 år 2019


Michael har efterspurgt et logo der kan anvendes til vores Jubilæum – Der er modtaget et forslag fra Kulsviergården.


Michael arbejder på en artikel der gerne skulle beskrive Foreningen fra fødsel til 50 års jubilæum.

Kilder til information kunne være: Hans Bremer, han kan sikkert bidrage med sjove anekdoter eller andet information fra årene der er gået – Lokalhistorisk arkiv har måske også noget brugbart.


Nye boder. Kunne der evt. blive plads til nye tiltag og boder i 2019, her tænkes f.eks.:Mangholm kunne ”få” et areal ved ridebanen hvor de kunne vise deres dyr frem og sælge øko grønt – Vi bør invitere Mangholm og måske kan det koordineres således at de ikke holder deres eget loppemarked på ”vores dag”


Ide om en kagekonkurrence i Kageteltet, så alle kan komme med deres kage, deltage og håbe på at vinde den store kagemedalje – Vi kunne prøve at få Iben fra den store bagedyst til at være dommer.

Lave nogle af de ”gamle” ting fra år tilbage som ”Gæt en gris” – ”Gæt en hønsemøg”


Musik

Nye tiltag kunne være:

 Afrikansk dansetrup - Michael har en kontakt

 Drabant Garden

 Linedanserforening

 Carlsberg Brassband (erfaringen siger de gerne vil have betaling kr. 1000,- pr mand – Måske kan vi forhandle en god pris)


Generelt skal vi også huske, uden at bremse kreative sjæle, ikke at slå tingene for stort op, da vi så måske kan gå hen og blive ”lidt små kedelige” året efter - og huske på at vores primære opgave er at sælge og skaffe penge


Program. Der bør udarbejdes et foreløbigt programforslag / udkast med alle muligheder


Medhjælperfest

Medhjælper jubilæumsfest skal afholdes om lørdagen, der skal gøre lidt mere ud af dagen så alle mærker vi har jubilæum. Det skal kun være ”en fest” der skal ikke tales for meget tal og andet på dagen – omsætning skal dog lige råbes op så folk har lidt at tale om.

Gamle medhjælpere bør inviteres til festen, vi bør skrive info i lokalnyt herom - Sponsor skal informeres og også inviteres til at deltage i Jubilæumsfesten.

Rygterne siger at Teateret / Amatørscenen vil forberede 3-4 numre med ”Bænken” som de vil optræde med på dagen – Vi tror lidt det vil være ”vores” gave på dagen så der burde ikke være økonomi heri.

Fest bør afholdes i den store hal. Det skal koordineres med Kulsviergården så vi ikke konflikter med andre på dagen – og således at der ikke pludselig skal fjernes og genopstilles inventar mv. af flere omgange

Rasmus udarbejder et forslag til hvorledes banko, lopper og fest kan koordineres

Der skal være rigeligt og god mad som vi ikke skal lave selv.

Def skal findes et ”festudvalg” / hjælpere, også bland de frivillige, der vil stå for jubilæumsfesten.

Støtteforeningen skal søges om tilskud til Jubilæumsfesten.


4. Byfestudvalget

Der skal i nærmeste fremtid nye medlemmer ind i festudvalget da flere medlemmer ønsker at stoppe i festudvalget, følgende poster skal genbesættes:

Gitte vil gerne stoppe som sekretær – Britt Hollier afdelingsleder legetøj kunne være et muligt emne, Gitte kontakter Britt herom.

Rasmus vil gerne drosle lidt ned på formandsposten – Michael overtager formandsposten og Rasmus fortsætter med sponsor kontakt.

Poul Erik vil gerne stoppe som kasser efter 2019 sæson – Vi skal ud og finde en ny kasser snarest muligt.

Dan ønsker at stoppe som afdelingsleder i depotet – Lars Danielsen vil måske gerne overtage depotet, Rasmus tager kontakt til Lars herom.

Nye medlemmer – Søren Bøgemose afdelingsleder kurve og Christian Lehn vil gerne ind i Festudvalget, Rasmus tager kontakt til Søren og Christian herom.

Klargøring af loppehaller mv.

Jimmy skal så småt overtage opgaver med bordopstilling i loppehaller og lidt flere af de ”løse” opgaver som Rasmus har udført – Rasmus og Jimmy aftaler en plan herfor så kontaktpersoner mv. bliver bekendt med Jimmy

Drejebog for opgaver

Der skal udarbejdes en drejebog, evt. bare som stikord til at begynde med, for hvilke opgaver der ligger under de enkelte medlemmer af festudvalget og de enkelte afdelingsledere


Møder

Gitte sender datoforslag for møder til alle

Evalueringsmøde med spisning og ledsager: Gerne en fredag, møde eftermiddag og spisning aften.

Ringemøde tirsdag den 22. januar kl. 17.00

Poul Erik sender liste over ”de frivillige ringe emner” til Gitte.


5. Lopper

Knud oplyser at:

Første loppekørsel er planlagt til lørdag den 2. marts

Hallen er åbner for aflevering af loppe allerede i januar første gang lørdag den 12. januar og efterfølgende lørdag den 19.januar og lørdag den 26. januar – Knud er i hallen alle dage.


6. Diverse

Loppebil

Vores alle sammen Loppebil er blevet solgt – Skal vi købe en ny bil eller skal vi låne os frem, HHM kan stille en bil til rådighed i perioder men den skal hentes og bringes.

Knud oplyser at det vil være meget besværligt og tidskrævende hvis vi skal ud og låne / hente bil hver gang vi skal bruge en.

Det skal overvejes hvad der er den bedste løsning – Lån eller evt. ”kort” lease en bil i den periode hvor vi skal bruge den fast.