Regler for Skilteopsætning

Skilte MÅ sættes i DONGs master

Skilte MÅ IKKE sættes på trafikskilte

Skilte MÅ IKKE genere færdslen

Sæt GERNE 2-3 skilte efter hinanden

(de ses lettere når man kører)

Skiltene kan i 2020 sættes op fra 8.maj

Skiltene ligger i Koldhallen  Hvis der er låst, så ring til Knud eller Michael

(se under kontakter)

Skiltene skal senest tages ned igen i weekenden lige efter Alsønderup Fester

(23-24. maj)

Referater for Sæson 2023

Evalueringsmøde på Alsønderup Fester, Byfestudvalg 7.6.22

Dagsorden:

Rettelser til referatet fra afdelingsleder mødet: Under punktet Erik Olsen der overtager tjansen fra John: ”at det er John der følger med på sidelinjen, og ikke Poul Erik”.

Godkendelse af referater: Godkendt

Gennemgang af tilbagemeldinger fra afdelingsleder møde referatet:

Grillen: Der fortsættes med flæskestegssandwich, pølser, tyndsteg og kartoffelsalat, hvis der er folk nok og så skal der lejes en ovn som skal stå i teltet, for at aflaste køkkenet.

Hovedkassen: Vi skal huske at skrive på hjemmesiden, at det koster noget at komme ind. Betalende gæster fra 12 år 25,- kr.

Ved medhjælper bud skal der bydes 25 % over på 1. bud. John sender revideret infoliste om ”medhjælper bud” til Britt

Sekretariatet/Information: Det blev besluttet ”Sekretariatet” bliver til ”Information” (Dorte og Benny) flyttes over ved siden af ”Bar i hal”, hvor de har ansvar for medhjælperfest billetter og lodtrækning på indgangsbilletter. Der skal laves et” Information” skilt, som sættes ved siden af ”Bar i hal”.

”Banken” kan ligeledes overgå til Information eller til ”Bar i hal.

Knud Sørensen, der er afd. leder i ”Bar i hal, samt Benny og Dorte fra ”Sekretariatet/Information” kontaktes af Michael hvor de aftaler nærmere.

Radio/Tv overtager pladsen i hjørnet hvor ”Sekretariatet” før var.

Mobil Pay: Alle Mobile Pay numrene på alle boder, bevares og bliver skrevet på større skilte.

QR kode Erik (ny i stedet for John) kan hjælpe med installering af dette.  John taler med Erik om dette.

Afdelingsledere skal selv aflevere både pengesedler samt mønter, til ”Hovedkassen”, et par gange i løbet af dagen, poser ligger i pengekasser. John tilføjer dette til informationssedlen der ligger i pengekasserne.

Drikkevarer: Vi fortsætter med at sælge drikkevarer på dåse til næste år. Niels sørger for at der kommer papkasser til tomme pantdåser til næste år.

Forespørgsel på Classic øl: Øllen er meget dyrere og fravælges.

Det er besluttet, at vi fortsætter med at have vin i ”Grill v. bar” og ”Bar i hal”.

Drikkebillet: Det var en fejl at der stod ” is” på medhjælper billetten. Det slettes til næste år.

Vi anskaffer en fryser så vi kan have is til ”pandekage” bod i hallen og i ”kaffe/kage” teltet.

Der vil fortsat blive produceret Lagkager fra Køkkenet til ”Kaffe/kage” til næste år, da det i år har været svært at skaffe hjemmebagte kager fra Seniorklubben, der tidligere har forsynet boden.

El afd.: Der efterspørgsel på ekstra pladser til gæster, der ønsker at sidde ned ved ”EL” afdeling: Pladsen ved siden af ”El afd.” bruges af køkkenet. Kaffegæster må derfor henvises til at sidde i ”Bar i forhal”.

Aktivitetsboder: Jimmy har et ønske om at opdele ansvaret omkring aktivitetsboderne med flere afdelingsledere, da det er en stor opgave og meget at holde styr på, ikke mindst når der skal skaffes medhjælpere til alle boderne.  

Jimmy vil spørge, til næste år, når han skriver ud til medhjælperne i boderne, om der er et par stykker der vil være afdelingsledere for nogle af boderne.

Jimmy taler med Lene Riis om at slå ”Klovne” og ”Dart” sammen i et telt.

Det besluttes at der ved aktivitetsboder skal være en ekstra pølsebod.

Jimmy vil tale med Mona Lynge (popcorn og is) om de vil fusionere med aktivitetsboderne, og udvide med at sælge pølser også, det kræver at fodbold målet flyttes for at gøre plads til det tidligere ”Popcorn og is” telt.

Allan, der står for fodbold har tilbudt at istandsætte målmand og Rasmus vil sponsorere materialerne.

Lang kø ved Jumper: Vi fortsætter med at have 1 Jumper og 2 hoppeborge. Det bliver for dyrt at anskaffe en ekstra Jumper, da de har deres eget personale med til at sikkerhedstjekke kunderne.

For at tage noget af presset fra køen ved Jumperen vil Jimmy spørge ”Jumper udlejning”, om vi kan afhjælpe sikkerhedstjek ved at bidrage med frivillige voksne over 18 år, til f.eks. at veje, børnene.

Afstanden mellem FDF og Hoppeborg og Bål, skal øges pga. brandsikkerhed.

Knuds indlæg vedr. anskaffelse af flere medhjælpere:

Michael har skrevet på FB, for at skaffe flere medhjælpere, og har fået mange likes på det.

Det foreslås at bruge reklame penge på FB indslag i dagene op til loppemarkedet.

Michael vil gerne påtage sig at kontakte afdelingslederne og spørge, om de kender nogen i aldersgruppen 30-50 årige der vil være medhjælpere til næste år.

Skilte: Michael og Jimmy fortsætter med at sætte skilte op, flere må gerne hjælpe til.

Musikken: Der ønskes, at musikken kan høres i et større område udenfor, der skal derfor sættes flere højtalere op. Vi afventer og spørger Søren (der står for opsætning af højtalere) hvad det vil koste at sætte flere højtalere op.

Poul Erik/Musikkens højtalere kører på samme spor. For at kunne høre både Poul Erik og Musikken, skal der laves en tidsplan, så Poul Erik kan tale i musik pauserne.

Scenen fungerede godt i år.

Der skal skrues mere op for koret, så man bedre kan høre sangene. Michael vil tale med koret om de vil bidrage med at synge flere sange.

Sorteringen: Michael vil gerne køre med affald fra sorteringen, hvis affaldet gøres klart og sorteres. Sorteringen skal orienteres om dette.

Malerier: Vil gerne sortere malerier og billeder igen til foråret.

Medhjælper fest: Man valgte at gennemføre medhjælper festen selvom der kun var 77 tilmeldte, da vi alligevel skulle betale for DJ, hvis vi aflyste. Det var en god fest.

Vi holder fast i medhjælperfesten om lørdagen igen til næste år.

Jimmy laver opskrivnings liste og vil introducere denne til ”Information” til næste år.

Der manglede personale i baren i år, vi skal til næste år være opmærksomme på at få nok. hjælpere.

Udvidelse af byfestudvalg: Jimmy: Kender 2 der gerne vil være i byfestudvalget Christiana fra ”ølpallen” og Janne fra ”beklædning”. Jimmy og

Michael afholder et introduktions møde med de 2 nye til byfestudvalget.

Depot: Søren Lerche står for depotet og Simone hjælper med depotet. Der afholdes et koordinerings møde med Michael. Depotet udvidede arbejdsopgaverne med at tjekke op på toiletterne i år, hvilket fungerede rigtig fint.

Referat af byfestudvalgs møde tirsdag den 10.1.23

Dagsorden

1. Godkendelse af Referat (hvis nogen kan huske, hvad der var sidste gang?)
2. Konstituering af bestyrelsen
3. Godkendelse af møde- og aktivitetsplan
   1. Mødedage
   2. Afdelingsledermøder
4. Godkendelse af plan for dagen
   1. Tidspunkter
   2. Prøver vi auktion igen
   3. Medhjælperfest mv.
   4. Endelig plan, så jeg kan skrive om det i den kommende Lokaltnyt
5. Lopper
   1. Hvornår åbner vi for indlevering
   2. Hvornår kører vi ud
6. sorteringshold
7. Evt.

 Referat 10.1.23

1)Referatet er godkendt

2) Konstituering af bestyrelsen: Michael genvalgt til formand. Tillykke med det.

3).Godkendelse af møde- og aktivitetsplan: gennemgang af mødeplan og med få rettelser blev det godkendt, mødeplan udsendes til alle afdelingsledere.

Til ringemødet den 7.februar, Sørger Niels for mad.

4a-e) Godkendelse af plan for dagen:

4a) Plan for dagen godkendt.

OBS på at udlevering T-shirts og afdelingsmødet i år er om tirsdagen i stedet for onsdagen. Jørgen Henriksen skal orienteres og inddrages vedr. udlevering af T-shirts

4b) Buddene lægges i baren, der skal findes en specifik hjælper der kun tager sig af bud til auktion.

Ellers som sidst år, dog ingen bud på nettet, da det gav for mange tekniske problemer men effekter lægges ud på nettet så man kan se hvad der kan bydes på.

4c) Forslag om et festudvalg, foreslås til afdelingsleder mødet om nogle vil være en del af det. Borde stilles op og dækkes af Jimmy og Niels. Med mindre vi bliver mange og det skal afholdes i store hal, så skal der flere hjælpere til.

4d) Michael skriver til lokalnyt og efterlyser flere frivillige hjælpere.

4e) Tilladelser, Loppemarked godkendelser til aktiviteter, kører gennem Poul Erik,da det kræver elektronisk underskrift og det er kun Poul Erik der har det. Procedurerne er blevet mere bureaukratiske end tidligere. Britt forsøger at kontakte kommunens elselskab vedr. tilladelse til at hænge skilte i lysmaster. Poul Erik ansøger om Nordsjællands politi om afholdelse af Loppemarked og aktiviteter samt Hillerød kommune, Teknisk forvaltning om ophæng af skilte.

5a+b) Lopper: Personlig indlevering starter fra 28. februar på lørdage og lukker for indlevering af effekter i koldhal den 13.maj. Kørsel starter tirsdag d. 6.marts i uge 10-18 (lørdag d.6.maj) 14 dage før Kr.H dag. Vi kører kun i Nordsjælland og bruger HHM til bil både tirsdag lørdag. Bliver der behov for en ekstra bil nr.2 bil lejes der en.

6.) Sorteringshold er gået fra 11 til 5 hjælpere. Forslag om at få unge til at hjælpe, spørge dem vi kender.

 Affald efter sortering: Sorteringsholdet skal sortere affald i kasser/beholdere der stilles op langs koldhallens væg, affaldet fjernes løbende af Michael med brug af Kulsvigergårdens trailer, under forudsætning af at ALT er sorteret.

Michael orientere Torben, sorteringsholdet

7)Kristinas Velløv og Janne Wahlstrøm melder sig til at være en del af sorteringsholdet.

Hjemmeside: Michael ændrer på hj.siden for at gøre det billigere.

Kristina overtager FB gruppen fra Michael. Kristina og Michael koordinere.

Der vil snarest blive holdt overdragelsesmøde ny afd. leder for Hovedkassen med Michael, Poul Erik, Britt og Erik Olsen, mail. Erikolsen@gmail.com mobil: 60 48 99 00

Vi omtaler kun hvad vores omsætning er i offentligheden og ikke netto beløb.

Referat 23.2.23 Byfestudvalgsmøde

Bordet rundt:

Depot: Simone melder fra i år. Søren Lerche opfordres til at samarbejde med/kontakte Lars Henriksen. Niels, der selv har været depotbestyrer har også tilbudt at hjælpe.

Musik: Casper Reiff melder fra i år.

Hovedkassen: Vi beslutter ikke at have is på spisebilletter, og madbilletter lægges i pengekasserne.

Indgangsbilletter printning, nummerering af billetter koordineres med Rasmus og Poul Erik.

Dankort: Erik forespørger om vi skal have Dankort, da han har undersøgt en app der gør det nemt via et abonnement Wibrandt der er dog et lille gebyr pr. hævning og der vil skulle være en minimum hævning på   100 eller 1000,-kr. Det vurderes at behovet er for småt og fravælger, det ellers gode initiativ.

Erik fremviser IQ kode klistermærke og kopier i A 3 format som vil blive sat på alle boder, og som vil gøre det nemt at scanne og dermed betale med mobile pay.

Alsønderup Festers CVR nr: 35630015

Jimmy: Is pølser og popcorn hører under Aktiviteter igen år og der skal derfor oprettes en mobilkonto og skal adskille fra klovn og blomster mobilkontoen. Det vil Erik sørge for.

PRISER 2023:

Diverse grill

Flæskestegs sandwich:     50,- kr.

Frankfurter med brød:      35,-kr.

Fransk hotdog:                   30,-kr.

Drikkevarer

Fadøl 0,4 l                            45,-kr.  

Sodavan 0,25l                     25,- kr.

Kildevand:                           15,- kr.

Kakaomælk/brik:               10,-kr

Slush-ice 0,3 l:                     20,-   

Popcorn stor:                      25,-kr

Kaffe og kage

Pandekager m. is: 35,-kr.

2 Pandekager m. sukker: 30,-kr.

Jimmy skriver til Rasmus vi indkøber selv is, udskifte drikkevarer på dåse til flasker, Frb. hallen levere alle drikkevarer. Der besluttes at vi køber Kulsvier øl fra Per Brew til medhjælper festen. Øllen Bestilles hos Per Brew.